Ghid de relații notar client

GHID DE RELATII NOTAR – CLIENT

INTRODUCERE

Acest ghid este destinat să vă răspundă la următoarele întrebări : – Care este misiunea notarului? – Ce este actul autentic notarial? – În ce caz este obligatoriu să apelezi la un notar? – În ce caz este preferabil să te adresezi unui notar? – Ce se discută cu notarul şi la ce întrebări trebuie să răspundeţi în relaţia cu el?

Ghidul vă va ajuta să învăţaţi şi să înţelegeţi limbajul juridic practicat de notar şi vă va reaminti că o singură cerinţă trebuie să caracterizeze relaţia între client şi notar: ÎNCREDEREA

PARTEA 1

Ce este notarul şi ce activităţi desfăşoară la biroul său?

Notarul este un specialist în domeniul juridic. Activitatea sa cea mai cunoscută constă în redactarea şi autentificarea de acte dar, de asemenea, notarul este un consilier indispensabil în toate evenimentele din viata unei persoane sau a unei familii, de la căsătorie la cumpărarea unei locuinţe și până la dezbaterea moştenirii.

Rolul de consilier are scopul de a-l ajuta pe clientul său să prevină sau să evite litigiile ulterioare, care presupun costuri mult mai mari decât costurile serviciilor notariale.

Întrebările pe care clientul şi le pune înainte de a fixa o întâlnire cu notarul sunt, de regulă: – Problema mea este de competenta exclusivă a notarului? – Trebuie să programez o întâlnire sau pot pune întrebările la telefon ? – Care este costul serviciilor oferite de notar şi ce alte taxe şi impozite trebuie să plătesc în cazul întocmirii actului solicitat?

CAPITOLUL 1

PENTRU CE MERGEŢI LA NOTAR ?

Este necesar să începem prin a aminti care sunt competenţele notarului, care este statutul său şi al personalului auxiliar al biroului notarial. După aceea, vom intra în subiect cu lista actelor care se pot face numai la notar, a actelor care se pot face şi la notar şi avantajele opţiunii pentru actele notariale.

  1. Statutul notarilor şi al personalului biroului

Activitatea notarilor publici din România este reglementată de Legea notarilor publici și a activității notariale nr.36/1995 şi de Regulamentul de aplicare a Legii nr.36/1995, aprobat prin ordin al ministrului justiției (O.M.J. nr.2333/2013).

Spre deosebire de actele făcute sub semnătură privată, actele autentice au o forţă probantă mai importantă, conferind prin aceasta garanţii pe care alte acte nu le pot oferi.

Actul autentic se bucură de prezumţia de validitate, ceea ce dispensează pe cel care-l foloseşte de orice dovadă suplimentară, revenind celui care-l contestă să facă proba contrarie, pe calea procedurii înscrierii în fals.

Forţa probantă deosebită a actului autentificat de notarul public este dată de faptul că acesta are obligaţia să verifice cerinţele de legalitate ale actului, respectiv capacitatea părţilor de a încheia actul, consimţământul acestora pentru autentificare, dacă obiectul este determinat şi dacă cauza este licită. În acest fel se evită autentificarea unor acte care ar putea fi anulate ulterior, cu consecinţe grave pentru dobânditor.

În cazul bunurilor imobile, notarul public va verifica la Biroul de Carte Funciară dacă înstrăinătorul este proprietarul acestora şi dacă nu sunt grevate de sarcini cum ar fi de exemplu o ipotecă, efectuând toate formalităţile privind întabularea dreptului de proprietate.

În întreaga lui activitate profesională, notarul public trebuie să-şi exercite din plin rolul activ pentru stabilirea raporturilor juridice reale dintre părţi şi să aibă o poziţie imparţială, apărând deopotrivă drepturile şi interesele părţilor din actul juridic.

Competenta teritoriala a notarilor este limitată în funcţie de competenţa judecătoriei în raza teritorială a căreia îşi au sediul. Competenţa teritorială este limitată în materie succesorală şi pentru deplasările în afara sediului biroului notarial. Asta nu înseamnă că dacă v-aţi mutat într-un alt capăt al României şi sunteţi ataşat de notarul dvs. nu puteţi să apelaţi la serviciile acestuia. Puteţi să-i cereţi să se ocupe de problemele dvs., cu condiţia să vă deplasaţi şi să încheiaţi actele la biroul său.

Cererile de divorț se pot depune și soluționa la orice birou notarial din circumscripția judecătoriei unde s-a oficiat căsătoria sau domiciliului comun al soților, precum și moştenirile se pot dezbate la orice birou notarial din circumscripţia judecătoriei ultimului domiciliu al defunctului.

Pentru mun. Bucureşti competenţa este generală, ceea ce înseamnă că un notar care are sediul în mun. Bucureşti poate soluţiona cereri de divorț sau cauze succesorale pentru persoane care au oficiat căsătoria, au avut domiciliul comun sau au avut ultimul domiciliu în oricare sector al mun. Bucureşti şi se poate deplasa pentru a instrumenta acte pe teren în orice sector.

Activitatea notarială poate fi exercitată de notarul public în birouri individuale sau, prin asociere, în societăți profesionale.

Clientul poate alege liber notarul căruia să îi solicite serviciile. Nici o altă persoană sau instituţie nu are dreptul, conform legii, să impună unei persoane un anumit notar, mai ales în cazul în care onorariul pentru serviciul notarial este plătit de acea persoană. Cu alte cuvine, cel care plăteşte, poate alege. Părţile pot însă conveni ca un act să fie instrumentat la un notar cunoscut doar de una dintre ele.

Actul este în principiu întocmit şi semnat la biroul notarului, cu excepţia situaţiei în care una dintre părţi este în imposibilitate obiectivă de a se deplasa sau există un interes colectiv ca actul să se facă într-un anumit loc.

Este preferabil ca actul să se întocmească la biroul notarului pentru a se putea aduce toate modificările care pot interveni în acordul de voinţă al părţilor şi pentru a evita erorile de redactare care, pentru rectificare, presupun o procedură destul de dificil de realizat.

Notarul este obligat să consilieze persoanele care apelează la serviciile sale si este ţinut să respecte secretul profesional. Pentru serviciile efectuate el are dreptul la onorariu. Prin ordin al Ministrului Justiţiei sunt reglementate baremuri de onorarii minimale pentru diferitele tipuri de acte.

Statul controlează aceste onorarii tocmai pentru a nu permite căderea în derizoriu a costului unui serviciu de interes public, cu importanţă deosebită în viaţa socială. Pentru toate taxele, impozitele şi tarifele percepute de notar în nume propriu şi ca mandatar legal al statului sau al altor instituţii publice, se eliberează chitanţe sau bonuri fiscale ale căror elemente de identificare se înscriu obligatoriu în act.

 

Care este statutul juridic al notarului ?

Notarul este învestit de Stat să îndeplinească un serviciu de interes public şi are statutul unei funcţii autonome, actul întocmit de notar, purtând sigiliul şi semnătura sa, fiind un act de autoritate publică.

Putem spune că notarul are o activitate riguros reglementată şi controlată atât de organizaţiile profesionale – Camerele Notarilor Publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România – cât şi de Ministerul Justiţiei, actul notarial fiind de asemenea supus controlului judecătoresc.

Care este personalul auxiliar al biroului notarial ?

Personalul biroului notarial este format din secretari, operatori de calculator, arhivari şi delegaţi pentru relaţia dintre birou şi autorităţile administrative unde se înregistrează anumite tipuri de acte conform legii (de ex: Cartea funciară).

Activitatea personalului biroului notarial este de natură administrativă. Secretarul poate răspunde la întrebările dvs. referitoare la programul de lucru cu publicul al biroului, vă poate programa întâlnirea cu notarul, dar nu va putea calcula la telefon taxele necesare pentru diferitele tipuri de acte şi nici nu va putea rezolva probleme juridice, deoarece nu aceasta este competenţa sa, iar informaţiile date ar putea fi eronate.

Cum stabiliţi întrevederea cu notarul ?

Datorită complexităţii problemelor juridice, a multitudinii de taxe care se calculează şi se percep conform legii de către notari şi a responsabilităţii pentru legalitatea actului şi pentru calculul corect al taxelor, singurul în măsură să comunice clientului actele necesare şi costurile pentru instrumentarea unei proceduri notariale este notarul.

Pentru o estimare corectă a soluţiei juridice şi a costurilor este necesară deplasarea la notar, cu programare prealabilă şi în măsura în care este posibil, persoana trebuie să aibă în posesia sa actele pe care se va fundamenta operaţiunea juridică pe care o doreşte.

În cazul în care persoana nu este în posesia actelor, după ce va afla de la notar ce documente trebuie să pregătească, va mai fixa o întrevedere cu notarul, după obţinerea acestora.

Notarul nu va putea face calculul taxelor la telefon deoarece fiecare operaţiune juridică este taxabilă separat, calculul este laborios, iar activitatea din birou nu permite discuţii telefonice prelungite în timpul programului de lucru. De asemenea, nu va putea da o listă exhaustivă de acte necesare înainte de a discuta cu clientul şi de a studia actele deja existente.

Deoarece activitatea dintr-un birou notarial este foarte intensă, complexă, şi presupune o atenţie şi o responsabilitate specială cu privirea la corectitudinea datelor care se prelucrează în acte, pentru întrevederea cu notarul trebuie fixată şi respectată o programare. În caz contrar riscaţi să nu rezolvaţi problema pentru care v-aţi deplasat la biroul notarial, deoarece cei programaţi au prioritate. Programarea se poate face telefonic la secretariatul biroului.

  1. Acte și proceduri aflate în competenta notarului

Unele acte sunt, conform legii, în competenta exclusivă a notarului; altele pot fi instrumentate şi de notar dar şi de un alt specialist în domeniul juridic.

Principala procedură notarială este autentificarea actelor.

Există anumite tipuri de acte care nu sunt considerate valabile decât dacă îmbracă forma autentică. Autentificarea este cerută de lege ca o condiţie de valabilitate a actului. Această condiţie poate fi cerută pentru protecţia interesului public sau pentru protecţia interesului părţilor, datorită implicaţiilor deosebite pe care le presupune actul.

Principalele acte pentru care forma autentică este obligatorie sunt: – vânzarea – cumpărarea de terenuri și locuințe; – contractele de garanţie imobiliară (ipotecile); – contractele de donaţie, indiferent dacă au ca obiect bunuri mobile sau imobile; – declaraţiile de renunţare la succesiune; – declaraţia de revocare a unui legat conţinut de un testament; – procurile pentru încheierea actelor pentru care legea cere forma autentică pentru valabilitatea actului; – declaraţiile de renunţare la un drept (ex: uzufruct, uz, abitaţie, servitute etc.); – actul prin care debitorul consimte subrogarea în drepturile creditorului.

În cazul în care actele mai sus enunţate nu sunt făcute în formă autentică, ele sunt nule, deci lipsite de efecte juridice. Spre exemplu, dacă vânzarea-cumpărarea unui teren s-a făcut în baza unei chitanţe de mână, ea nu reprezintă un act valabil de transfer al dreptului de proprietate în patrimoniul cumpărătorului ci poate avea doar eventual semnificaţia unui antecontract care, în caz de litigiu, va putea fi folosit în instanţa de judecată pentru obţinerea unei hotărâri care să ţină loc de act de vânzare-cumpărare.

Pentru aceste tipuri de acte, statul exercită prin intermediul notarului un control al întregii societăţi datorită importanţei juridice care depăşeşte interesele părţilor.

Notarul are de asemenea în competenţă dezbaterea succesiunilor (moştenirilor) necontencioase (nelitigioase).

Prin urmare, dacă moştenitorii unei persoane au ajuns la un acord cu privire la recunoaşterea reciprocă a drepturilor lor succesorale, la componenţa masei succesorale şi la partea care revine fiecăruia din succesiune, se pot adresa direct notarului public pentru dezbaterea moştenirii şi eliberarea certificatului de moştenitor.

În cazul existentei unor neînţelegeri între moştenitori cu privire la aspectele mai sus enunţate, partea interesată se va adresa instanţei de judecată în vederea soluţionării litigiului.

Acte pentru care forma autentică nu este obligatorie: – vânzările de bunuri mobile (autoturisme, obiecte de mobilier, obiecte de artă etc.); – contractele de închiriere, comodat, împrumut (fără garanţii imobiliare), arendă etc.; – actele de constituire ale societăţilor şi actele modificatoare ale acestora, cesiunile de părţi sociale şi de acţiuni; – testamentul (care poate fi şi olograf).

Instrumentarea acestor tipuri de acte nu este în competenţa exclusivă a notarilor, dar părţile pot opta pentru forma autentică (notarială) datorită avantajelor pe care le implică aceasta din punct de vedere al valorii probante.

Ca o precizare suplimentară, trebuie spus că actul autentic face dovadă deplină cu privire la acele menţiuni din cuprinsul său care sunt constatate personal de notar până la înscrierea în fals împotriva notarului, spre deosebire de actele sub semnătură privată, care fac dovadă doar până la proba contrară. Cu alte cuvinte, în cazul unui litigiu nu se pot admite dovezi contra celor constatate personal de notar, decât dacă se impută notarului săvârşirea unui fals.

Pentru acest motiv este recomandabilă pentru părţi întocmirea actelor în forma autentică, datorită siguranţei mai mari pe care o implică şi a garanţiei că notarul a verificat legalitatea conţinutului (clauzelor) şi consimţământul părţilor, astfel încât să nu existe un potenţial litigios legat de actul întocmit.

Garanţia suplimentară pe care o conferă precum şi responsabilitatea sporită a notarului faţă de modul în care a întocmit actul, constituie şi explicaţia costului mai ridicat al actului autentic notarial faţă de alte tipuri de acte întocmite de specialişti în domeniul juridic (şi nu numai) care nu au nici un fel de răspundere faţă de părţi şi faţă de societate.

Acordaţi o atenţie specială testamentului, deoarece acest act este extrem de util pentru rezolvarea cauzelor succesorale, mai ales în cazul persoanelor fără copii. Avantajul îl constituie protecţia legatarului (moştenitorului testamentar) ales de cel care lasă testamentul, în faţa altor rude care pot fi înlăturate total sau parţial de la moştenire, prin efectul testamentului. Costul testamentului autentic este redus, iar confidenţialitatea este garantată de statutul deontologic al notarului.

Alte acte şi proceduri notariale

Persoanele deţinătoare ale unor documente sau fotografii cu valoare deosebită patrimonială sau afectivă pot recurge la procedura depozitului notarial. Actul de depozit nu are un cost mare şi are avantajul păstrării înscrisurilor în condiţii optime şi a eliminării riscului dispariţiei lor.

Legea română nu permite decât depozitul notarial de înscrisuri şi documente. Prin urmare nu se vor putea depune la biroul notarial alte bunuri sau valori.

Cei care doresc copii legalizate ale unor acte originale trebuie să se prezinte la biroul notarial numai cu înscrisul original. Nu se poate obţine o copie legalizată a unui act în lipsa actului original sau în baza unei alte copii legalizate. Nu insistaţi, nu poate exista nici o concesie în acest sens.

În anumite situaţii enumerate de lege, notarii pot certifica unele fapte cu efecte juridice.

Dacă aţi pierdut toate exemplarele originale ale unui act, puteţi solicita notarului la biroul căruia aţi întocmit actul fie o copie legalizată din arhiva sa, fie un duplicat al actului pierdut. Obţinerea copiei din arhivă presupune un cost mai redus şi o procedură mai simplă, dar copia legalizată nu are aceeaşi valoare ca originalul, în timp ce duplicatul este similar cu acesta.

CAPITOLUL 2

ÎNTÂLNIREA CU UN NOTAR

Întâlnirea pentru un sfat

Este posibil să consulţi un notar fără a avea un act de încheiat imediat la biroul notarial. Spre exemplu, poţi cere o consiliere în materie de succesiuni, pentru a vedea care sunt avantajele întocmirii unui testament sau care sunt drepturile succesorale care îţi revin în cazul decesului unei persoane, ce implicaţii patrimoniale au anumite modificări legislative etc.

Costul consultaţiei este afişat, de regulă, în sala de aşteptare a biroului. În cazul în care clientul este un obişnuit al biroului, el va putea beneficia şi de consultaţii gratuite. În general, notarii îşi sfătuiesc gratuit clienţii.

Dacă totuşi clientul cere o consiliere scrisă, care implică studiu sau lucru mai îndelungat, va trebui să plătească onorariul notarial.

Întâlnirea în vederea încheierii unui act

Spre exemplu, în cazul vânzării sau cumpărării unui bun imobil clientul (vânzător) trebuie să se prezinte la notar înainte de semnarea contractului de vânzare-cumpărare pentru a solicita obţinerea extrasului de carte funciară şi a primi informaţiile necesare cu privire la cuantumul impozitului pe venitul rezultat din transferul proprietăţii imobiliare care trebuie plătit la autentificarea actului. Este de preferat ca vânzătorul să fie însoţit de cumpărător, pentru a negocia în timp util clauzele contractuale, astfel încât la semnarea actului să nu se mai aducă acestuia modificări importante. Cumpărătorul va primi, de asemenea, informaţii în legătură cu onorariul notarial şi taxele şi tarifele pentru întabularea în cartea funciară care sunt în sarcina sa (după caz).

În activitatea sa, notarul îşi asumă obligaţii faţă de clienţii săi, dar trebuie să respecte anumite reguli şi să aibă o anumită conduită şi faţă de colegii săi. Ansamblul acestor reguli de conduită profesională formează ceea ce poartă denumirea de deontologie profesională.

Obligaţiile generale ale notarului

În calitate de delegatar al autorităţii publice, notarul are obligaţia ca prin modul în care îşi desfăşoară activitatea să creeze cea mai bună imagine pentru profesia sa şi să consacre tot timpul necesar în beneficiul profesiei sale. Principiile care trebuie să guverneze activitatea sa sunt: demnitatea, discreţia, delicateţea în raporturile cu clienţii şi cu colegii, iar în viaţa privată trebuie să aibă un comportament în afara oricărei critici.

De asemenea, trebuie să-şi perfecţioneze şi să-şi actualizeze permanent cunoştinţele, să se informeze despre evoluţia dreptului, a economiei şi a societăţii, să participe la acţiunile colective de formare profesională.

Conform legii, notarul este obligat să comunice suspiciunea de spălare a banilor, pentru a contribui la asanarea morală şi economică a societăţii.

Interdicţiile impuse notarului

Spre deosebire de obligaţiile generale care incumbă notarului, interdicţiile sunt concrete şi rezultă din textele legale care reglementează profesia.

Ca interdicţie principală, amintim că notarul este obligat să refuze instrumentarea oricărui act care este contrar legii şi bunelor moravuri, trebuie să ceară şi să dea lămuriri părţilor asupra conţinutului actelor, spre a se convinge că acestea le-au înţeles sensul şi le-au acceptat efectele, în scopul prevenirii litigiilor.

Din punct de vedere al deontologiei profesionale, notarul trebuie să se abţină de la orice activitate sau implicare în operaţiuni care ar putea reprezenta un pericol pentru el sau pentru clienţii săi.

Cunoaşterea acestor reguli este impusă tuturor notarilor, nerespectarea lor fiind sancţionată disciplinar, penal şi civil (patrimonial).

Birouri notariale se găsesc peste tot în mediul urban şi în mediul rural, pentru ca notarii să fie alături de clienţii lor, permanent disponibili pentru a le analiza problemele şi a-i consilia cât mai bine.