II. Acte aflate în competenta a notarului

Unele acte sunt, conform legii, în competenta exclusivă a notarului; altele pot fi instrumentate şi de notar dar şi de un alt specialist în domeniul juridic.

Principala procedură notarială este autentificarea actelor.

Există anumite tipuri de acte care nu sunt considerate valabile decât dacă îmbracă forma autentică. Autentificarea este cerută de lege ca o condiţie de valabilitate a actului. Această condiţie poate fi cerută pentru protecţia interesului public sau pentru protecţia interesului părţilor, datorită implicaţiilor deosebite pe care le presupune actul.

Principalele acte pentru care forma autentică este obligatorie sunt:
- vânzarea - cumpărarea de terenuri;
- contractele de garanţie imobiliară (ipotecile);
- contractele de donaţie, indiferent dacă au ca obiect bunuri mobile sau imobile;
- declaraţiile de renunţare la succesiune;
- declaraţiile de acceptare a succesiunii sub beneficiu de inventar;
- declaraţia de revocare a unui legat conţinut de un testament;
- procurile pentru încheierea actelor pentru care legea cere forma autentică pentru valabilitatea actului;
- declaraţiile de renunţare la un drept (ex: uzufruct, uz, abitaţie, servitute etc.);
- actul prin care debitorul consimte subrogarea în drepturile creditorului.

În cazul în care actele mai sus enunţate nu sunt făcute în formă autentică, ele sunt nule, deci lipsite de efecte juridice. Spre exemplu, dacă vânzarea-cumpărarea unui teren s-a făcut în baza unei chitanţe de mână, ea nu reprezintă un act valabil de transfer al dreptului de proprietate în patrimoniul cumpărătorului ci poate avea doar eventual semnificaţia unui antecontract care, în caz de litigiu, va putea fi folosit în instanţa de judecată pentru obţinerea unei hotărâri care să ţină loc de act de vânzare-cumpărare.

Pentru aceste tipuri de acte, statul exercită prin intermediul notarului un control al întregii societăţi datorită importanţei juridice care depăşeşte interesele părţilor.

Notarul are de asemenea în competenţă dezbaterea succesiunilor (moştenirilor) necontencioase (nelitigioase).

Prin urmare, dacă moştenitorii unei persoane au ajuns la un acord cu privire la recunoaşterea reciprocă a drepturilor lor succesorale, la componenţa masei succesorale şi la partea care revine fiecăruia din succesiune, se pot adresa direct notarului public pentru dezbaterea moştenirii şi eliberarea certificatului de moştenitor.

În cazul existentei unor neînţelegeri între moştenitori cu privire la aspectele mai sus enunţate, partea interesată se va adresa instanţei de judecată în vederea soluţionării litigiului.

Acte pentru care forma autentică nu este obligatorie:
- vânzările de bunuri mobile (autoturisme, obiecte de mobilier, obiecte de artă etc.);
- contractele de închiriere, comodat, împrumut (fără garanţii imobiliare), arendă etc.;
- actele de constituire ale societăţilor comerciale şi actele modificatoare ale acestora, cesiunile de părţi sociale şi de acţiuni;
- testamentul (care poate fi şi olograf şi mistic).

Instrumentarea acestor tipuri de acte nu este în competenţa exclusivă a notarilor, dar părţile pot opta pentru forma autentică (notarială) datorită avantajelor pe care le implică aceasta din punct de vedere al valorii probante.

Ca o precizare suplimentară, trebuie spus că actul autentic face dovadă deplină cu privire la acele menţiuni din cuprinsul său care sunt constatate personal de notar până la înscrierea în fals împotriva notarului, spre deosebire de actele sub semnătură privată, care fac dovadă doar până la proba contrară. Cu alte cuvinte, în cazul unui litigiu nu se pot admite dovezi contra celor constatate personal de notar, decât dacă se impută notarului săvârşirea unui fals.

Pentru acest motiv este recomandabilă pentru părţi întocmirea actelor în forma autentică, datorită siguranţei mai mari pe care o implică şi a garanţiei că notarul a verificat legalitatea conţinutului (clauzelor) şi consimţământul părţilor, astfel încât să nu existe un potenţial litigios legat de actul întocmit.

Garanţia suplimentară pe care o conferă precum şi responsabilitatea sporită a notarului faţă de modul în care a întocmit actul, constituie şi explicaţia costului mai ridicat al actului autentic notarial faţă de alte tipuri de acte întocmite de specialişti în domeniul juridic (şi nu numai) care nu au nici un fel de răspundere faţă de părţi şi faţă de societate.

Acordaţi o atenţie specială testamentului, deoarece acest act este extrem de util pentru rezolvarea cauzelor succesorale, mai ales în cazul persoanelor fără copii. Avantajul îl constituie protecţia legatarului (moştenitorului testamentar) ales de cel care lasă testamentul, în faţa altor rude care pot fi înlăturate total sau parţial de la moştenire, prin efectul testamentului. Costul testamentului autentic este redus, iar confidenţialitatea este garantată de statutul deontologic al notarului.

Alte acte şi proceduri notariale

Persoanele deţinătoare ale unor documente sau fotografii cu valoare deosebită patrimonială sau afectivă pot recurge la procedura depozitului notarial. Actul de depozit nu are un cost mare şi are avantajul păstrării înscrisurilor în condiţii optime şi a eliminării riscului dispariţiei lor.

Legea română nu permite decât depozitul notarial de înscrisuri şi documente. Prin urmare nu se vor putea depune la biroul notarial alte bunuri sau valori.

Cei care doresc copii legalizate ale unor acte originale trebuie să se prezinte la biroul notarial numai cu înscrisul original. Nu se poate obţine o copie legalizată a unui act în lipsa actului original sau în baza unei alte copii legalizate. Nu insistaţi, nu poate exista nici o concesie în acest sens.

În anumite situaţii enumerate de lege, notarii pot certifica unele fapte cu efecte juridice.

Dacă aţi pierdut toate exemplarele originale ale unui act, puteţi solicita notarului la biroul căruia aţi întocmit actul fie o copie legalizată din arhiva sa, fie un duplicat al actului pierdut. Obţinerea copiei din arhivă presupune un cost mai redus şi o procedură mai simplă, dar copia legalizată nu are aceeaşi valoare ca originalul, în timp ce duplicatul este similar cu acesta.