SECȚIUNEA II
PROCEDURA DE LUCRU CU BIROURILE NOTARIALE

CAPITOLUL I
Eliberarea certificatului/adeverinței care atestă începerea/neînceperea procedurii succesorale

Art.5. Notarul public sesizat de succesibil cu cererea de dezbatere a procedurii succesorale, transmite, prin fax sau e-mail, compartimentului de evidență a procedurilor succesorale din cadrul Camerei București, cererea tip (Anexa 1) însoțită de certificatul de deces și/sau sesizarea secretarului consiliului local, pentru efectuarea verificărilor în baza de date.
Cererea va purta semnătura și sigiliul notarului public instrumentator și semnătura succesibilului care a solicitat dezbaterea procedurii succesorale.

Art.6. Operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale primind cererea notarului public însoțită de certificatul de deces și/sau sesizarea secretarului consiliului local, efectuează verificările în baza de date pentru perioada cuprinsă între data decesului – și data primirii cererii.

Art.7. În situația în care, în urma verificărilor efectuate, se constată că dezbaterea succesiunii nu a fost înregistrată pe rolul unui birou notarial, operatorul va proceda la înregistrarea cauzei succesorale, la cererea și pe numele notarului /biroului solicitant.

Art.8. După efectuarea înregistrării în baza de date, operatorul procedează la eliberarea unui document intitulat „Certificat” care atestă neînceperea procedurii succesorale și înregistrarea cauzei pe numele notarului public solicitant. (Anexa 2).

Art.9. În situația în care, în urma verificărilor efectuate, se constată că dezbaterea procedurii succesorale s-a înregistrat la cererea unui alt birou notarial, operatorul procedează la eliberarea unei document intitulat „Adeverință” care atesta că procedura succesorală s-a înregistrat pe numele altui notar public.(Anexa 3).

Art.10. Certificatul/adeverința eliberate în condițiile art.11 și 12 din prezentul regulament, va purta numărul sub care a fost înregistrat, data și ora eliberării precum și ștampila Camerei și semnătura operatorului care a efectuat verificarea și înregistrarea în baza de date, acesta având răspunderea informațiilor furnizate.

Art.11. Este interzisă eliberarea certificatului care atestă neînceperea procedurii succesorale în baza altor acte în afara celor menționate la art.6 precum și în baza actelor care provin de la autorități străine și pentru care nu s-a îndeplinit procedura recunoașterii acestora în România (supralegalizare, apostilare, etc).

Art.12. După eliberarea certificatului / adeverinței prev. de art.8 și 9 din prezentul regulament, acesta va fi comunicat deîndată prin fax sau e-amil biroului notarial solicitant iar exemplarul original se ridica de delegatul biroului notarial de la sediul Camerei sau se transmite de Cameră, prin poștă, după caz.

Art.13. În baza certificatului primit, notarul public va proceda deîndată la înregistrarea cauzei succesorale pe rolul biroului său notarial.
Se interzice notarilor publici dezbaterea procedurii succesorale în lipsa certificatului prev. de art.11 eliberat de serviciul de evidență a procedurilor succesorale din cadrul Camerei sau în baza adeverinței prevăzute de art.12.

Art.14. Cererea notarului public și certificatul eliberat de Cameră se vor înregistra, de către secretarul serviciului de evidență a procedurilor succesorale și pe suport de hârtie.

CAPITOLUL II
Eliberarea certificatului care atestă neînceperea procedurii succesorale în cazul succesiunilor succesive

Art.15. În cazul succesiunilor succesive notarul public competent cu soluționarea cauzelor succesorale va transmite serviciului de evidență a procedurilor succesorale din cadrul Camerei, cererea tip (anexa1) însoțită de certificatele de deces ale defuncților ale căror succesiuni urmează să se dezbată împreună, făcând mențiunea pe cerere că succesiunile sunt succesive.

Art.16. În situația în care ultimul dintre decedați a avut ultimul domiciliu în afara ariei de competență teritorială, atrăgând astfel competența unui notar dintr-o altă circumscripție judecătorească, operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale, primind cererea tip (anexa 1) însoțită de certificatele de deces ale defuncților și constatând competența notarului public instrumentator, procedează în conformitate cu dispozițiile art.6 și 7 din prezentul regulament, eliberând certificatul prevăzut de art.8 pe numele notarului instrumentator pentru defunctul care a avut ultimul domiciliu în aria de competență pentru care ține evidența.

Art.17. În situația în care ultimul dintre decedați a avut ultimul domiciliu în aria de competență pentru care ține evidența, operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale, primind cererea tip (anexa 1) însoțită de certificatele de deces ale defuncților și constatând competența notarului public instrumentator, procedează în conformitate cu dispozițiile art.6 și 7 din prezentul regulament, eliberând certificatul prevăzut de art.8 pe numele notarului instrumentator.

Art.18. În ambele situații prevăzute la art.16 și 17 din prezentul regulament, operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale va face cuvenitele mențiuni cu privire la faptul că succesiunea este succesivă, introducând în baza de date și defunctul al cărui ultim domiciliu este în afara ariei de competență pentru care ține evidența.

CAPITOLUL III
Eliberarea certificatului de suplimentare a cauzei succesorale

Art.19. Eliberarea certificatului de către serviciul de evidență a procedurilor succesorale în vederea emiterii certificatului suplimentar de moștenitor de către notarul public instrumentator, se solicită și se eliberează în următoarele 3 situații:
a). Dacă se solicită suplimentarea certificatului de moștenitor eliberat de unul din fostele notariate de stat în perioada 1953-17.11.1995;
b). dacă se solicită suplimentarea certificatului de moștenitor eliberat de notarul public care și-a încetat activitatea și a cărui arhivă succesorală se află în custodia Camerei Notarilor Publici București.
c). dacă se solicită suplimentarea certificatului de moștenitor eliberat de notarul public care și-a încetat activitatea și a cărui arhivă se află în custodia notarului care instrumentează suplimentarea cauzei

Art.20. În toate situațiile prevăzute de art.19, operatorul din cadrul serviciului de evidență a procedurilor succesorale, primind cererea notarului public instrumentator însoțită de certificatul de moștenitor, procedează la verificarea bazei de date și găsind soluționată cauza succesorală la unul din fostele notariate de stat sau la unul din notarii publici care si-a încetat activitatea, va proceda la înregistrarea cauzei suplimentare pe numele noului notar public instrumentator.

Art.21. În baza verificării și înregistrării efectuate conform art.20, operatorul va proceda la eliberarea unui document intitulat „certificat de suplimentare a cauzei succesorale” (anexa 4)

Art.22. În situația în care se solicită suplimentarea unui certificat de moștenitor emis de unul dintre notarii publici care și-au încetat activitatea și a cărui arhivă se află în custodia Camerei, odată cu eliberarea certificatului de către serviciul de evidență a procedurilor succesorale se va transmite notarului public instrumentator și dosarul succesoral în cauză, în arhiva Camerei păstrându-se fotocopia întregului dosar.

CAPITOLUL IV
Eliberarea certificatului de transfer a cauzei succesorale

Art.23. Eliberarea certificatului de către serviciul de evidență a procedurilor succesorale în cazul transferării cauzelor succesorale de la un birou notarial la alt birou notarial, se efectuează în următoarele 2 situații:
a).dacă se solicită suplimentarea certificatului de moștenitor la un alt notar public decât notarul public care l-a emis și care este în funcție la momentul cererii de suplimentare;
b).dacă se solicită soluționarea cauzei succesorale la un alt notar public decât cel care a înregistrat dosarul pe rolul biroului său sau a biroului a cărui arhivă a fost preluată de acesta.

Art.24. Transferarea cauzei succesorale de la un birou notarial la alt birou notarial se poate realiza doar în baza cererii exprese a tuturor succesibililor și a acordului scris al celor două birouri notariale (Anexa 5).

Art.25. În situația de transfer prevăzută la art.23 lit.b, notarul public care se desesizează va întocmi o încheiere de ședință, motivată în acest sens (Anexa 6) putând să solicite succesibililor, achitarea onorariului cuvenit pentru procedurile efectuate în dosar.

Art.26. În ambele situații prevăzute la art.23, concomitent cu acordul exprimat, notarul public care s-a desesizat de cauză va transmite în mod obligatoriu dosarul succesoral în original, păstrând în arhivă fotocopia întregului dosar, transfer realizat prin intermediul Camerei Notarilor Publici București pe baza de proces verbal (Anexa 7)

Art.27. Operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale va opera modificarea intervenită, pe baza documentelor prevăzute la art.24 din prezentul regulament, eliberând noului notar public instrumentator, un document intitulat „certificat de transferare a cauzei succesorale” (Anexa 8)

Art.28. Camera Notarilor Publici București, prin personalul de specialitate, va comunica noului notar public instrumentator, odată cu certificatul de transfer a cauzei succesorale și dosarul succesoral în original, pe bază de proces verbal (anexa 9)

Art.29. Dacă notarul public instrumentator pe numele căruia a fost eliberat certificatul pentru dezbaterea procedurii succesorale, nu a înregistrat cauza succesorală iar succesibilii solicită soluționarea acesteia de către alt birou notarial, în baza confirmării notarului inițial, operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale procedează după cum urmează:
a). anulează certificatul emis pe numele notarului inițial
b). eliberează certificatul pentru dezbaterea procedurii succesorale prevăzut de art.8, în contul și pe numele noului notar public instrumentator.

CAPITOLUL V
Eliberarea certificatului de dezbatere a procedurii succesorale în cazul anulării certificatului de moștenitor

Art.30. În situația în care printr-o hotărâre definitivă și irevocabilă este anulat certificatul de moștenitor iar succesibilii solicită reînregistrarea cauzei succesorale și eliberarea unui nou certificat de moștenitor, operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale, primind cererea tip prevăzută în anexa 1 și sentința civilă rămasă definitivă și irevocabilă va proceda astfel:
a). anulează certificatul emis anterior;
b). eliberează un nou certificat pentru dezbaterea procedurii succesorale (anexa 2) pe numele noului notar public instrumentator;
c). comunică ambilor notari copia sentinței civile prin care s-a dispus anularea certificatului de moștenitor.

CAPITOLUL VI
Eliberarea duplicatului de pe certificatul de dezbatere a procedurii succesorale

Art.31. La cererea motivată a notarului public instrumentator, operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale poate elibera un duplicat al certificatului emis pe numele acestuia.

Art.32. Duplicatul va avea același conținut ca și certificatul original, va purta numărul și data eliberării și mențiunea „duplicat” .

CAPITOLUL VII
Înregistrarea declarațiilor de renunțare la succesiune și a declarațiilor de acceptare sub beneficiu de inventar

Art.33. Primind declarația de renunțare/acceptare sub beneficiu de inventar, personalul de specialitate din cadrul Camerei, procedează la înregistrarea acesteia în registrul special, comunicând notarului public instrumentator numărul sub care a fost înregistrată, o printr-o confirmare scrisă (Anexa 10)

Art.34. Operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale operează în baza de date, în cauza succesorală respectivă, înregistrarea efectuată ținând cont de aceasta la eliberarea certificatului prevăzut de art.8.

Art.35. Notarii publici au obligația comunicării unui exemplar original al declarației de renunțare / de acceptare sub beneficiu de inventar, cel mai târziu până la data de 10 ale lunii următoare, odată cu situația statistică a cauzelor succesorale. (anexa 11)

CAPITOLUL VIII
Operarea datelor furnizate de birourile notariale în situațiile statistice lunare referitoare la cauzelor succesorale aflate pe rol

Art.36. Notarii publici au obligația comunicării situației statistice a cauzelor succesorale soluționate în cursul lunii, până pe 10 ale lunii următoare, conform anexei 11.

Art.37. Datele cuprinse în situațiile statistice lunare comunicate de birourile notariale în condițiile art.33 se operează în baza de date și în registrele și opisele succesorale ținute de serviciul de evidență a procedurilor succesorale.

CAPITOLUL IX
Repartizarea succesiunilor vacante și a succesiunilor transmise Camerei de Consiliile locale în condițiile Codului Fiscal

Art.38. Repartizarea succesiunilor vacante precum și a succesiunilor transmise Camerei în condițiile Codului Fiscal, se face individual pe notar, după criteriul ordinii alfabetice a numelui și se realizează de notarul public desemnat de Colegiul Director al Camerei, prin decizie dată în acest sens.

Art.39. Notarul public desemnat cu repartizarea cauzelor succesorale arătate la art.39 , după o prealabilă verificare a cererii și a documentelor anexate, va dispune efectuarea verificărilor în baza de date a Camerei, procedând după cum urmează, în funcție de rezultatul verificărilor:
a). în situația în care cauza s-a găsit înregistrată pe rolul unui birou notarial, va dispune transmiterea cererii și a documentației anexate, notarului public instrumentator;
b). în situația în care cauza nu s-a găsit înregistrată pe rolul vreunui birou notarial, va dispune înregistrarea acesteia pe numele notarului public următor (respectând dispozițiile art.39) și transmiterea cererii și a documentației către acesta.

Art.40. În baza sesizării și a rezoluției notarului public, operatorul serviciului de evidență a procedurilor succesorale va proceda la înregistrarea cauzei pe numele notarului public desemnat și la emiterea certificatului care atestă neînceperea procedurii succesorale prevăzut de art.8 din prezentul regulament.

Art. 41. Camera Notarilor, prin personalul angajat, va transmite notarului public desemnat cu soluționarea cauzei succesorale, sesizarea, documentația anexată acesteia și certificatul eliberat în condițiile art.8, păstrând dovada comunicării.